Ya se la fiesta de tu cumpleaños, un evento privado, o una fecha especial que quieras celebrar, seguro que ya tienes claro que no es nada sencillo y que hay muchas más cosas a tener en cuenta de lo que parece.
Organizar una reunión, un encuentro, un cumpleaños, una cena, una boda o un evento requiere de tiempo, organización y ser capaz de planear muchas cosas al mismo tiempo: búsqueda de una localización, decoración del espacio, listado de invitados, diseño de las invitaciones, búsqueda de proveedores, y un largo etcétera.
Hay muchas más cosas a tener en cuenta de lo que parece…
No hay evento que triunfe con improvisación
¿Quieres aprender los 7 detalles imprescindibles para organizar el evento perfecto?
1. El presupuesto
2. Definir las necesidades
3. Elegir la fecha del evento
4. Realizar la lista de invitados
5. Búsqueda de la localización
6. Conocer las especificaciones del espacio
7. Búsqueda de proveedores
1. Importancia del presupuesto
El punto de partida principal es definir un presupuesto para facilitar la búsqueda y planificación del resto de acciones. El presupuesto son los cimientos de una casa para coordinar que cada partida se adapte correctamente.
2. Definir las necesidades del evento
Lo ideal es realizar un check list para planificar el evento desde el principio. Con ello nos aseguramos de que no se nos olvide nada y poder ir paso por paso de manera ordenada.
3. Elegir fecha del evento
Es fundamental elegir una buena fecha para la celebración del evento, teniendo en cuenta que no se celebren otros acontecimientos el mismo día. Consejo: revisar el calendario para que no coincida con fiestas, puentes o fechas señaladas.
4. Realizar la lista de invitados
Es muy importante tener una buena BBDD para conseguir una buena convocatoria. Definir los asistentes que no pueden faltar a tu evento y avisar con antelación es una buena manera de asegurarte su asistencia.
Además, es fundamental conocer bien el target al que nos dirigimos dependiendo del tipo de evento.
5. Búsqueda de la localización
El lugar es el punto clave para dar protagonismo y notoriedad al evento. Una vez tengas el número aproximado de asistentes, puedes buscar un sitio u otro dependiendo del aforo.
El aforo de nuestro espacio es de 40 personas, ideal para realizar cualquier tipo de comida, cena, cóctel o incluso reuniones de trabajo, teambuilding o coworking. Además, cuenta con 120m2.
6. Conocer las especificaciones del espacio
Antes de reservar, es muy importante conocer las características que tiene el espacio. ¿Qué nos ofrece? ¿Qué podemos hacer? ¿Disponemos de mesas y sillas? ¿La cocina se puede usar? ¿Tenemos pantalla o proyector para plasmar una presentación? ¿Hay equipo de música? ¿Dónde podemos dejar los abrigos o nuestras pertenencias?
Como verás, todo tipo de pregunta es fundamental. Todo lo que se resuelva previamente te dará tranquilidad en el futuro.
El Cónclave es tu espacio perfecto para tu evento en Madrid.
7. Búsqueda de proveedores
Pues bien, ya tenemos fecha, localización, lista de invitados y el presupuesto del que disponemos. Ahora viene un trabajo grande de búsqueda y negociación. Cuantos más proveedores tengas localizados, mejores ofertas que se adapten a tu presupuesto encontrarás.
Catering, luces e iluminación, megafonía…
Y ¡voilà! Lo fundamental lo tendrás resuelto.
Pero no te olvides de conocer el objetivo del evento para poder enfocarte en sus necesidades.
Ya sean eventos corporativos, cenas familiares, sesiones de trabajo en equipo o cualquier evento que se te ocurra…
Puedes ponerte en contacto con nosotros y te 
contaremos todas las posibilidades.
Todo es posible en El Cónclave, tú eliges y El Cónclave cumple tus deseos.
El espacio está disponible de lunes a domingo en horario de 8:00 a 22:00h. Más información en mreservas@espacioelconclave.com
Y en el teléfono: +34 690 900 156
